Mar 15, 2012

Akta osobowe - Teczki kierowców


Akta osobowe pracowników to dokumenty, których żąda w pierwszej kolejności Inspektor Pracy w czasie kontroli. Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika nakłada na pracodawcę art. 94 pkt 9 Kodeksu Pracy. Natomiast szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Często pojawia się pytanie czy pracodawca, który zatrudnia jedną osobę zobowiązany jest prowadzić akta osobowe. Otóż wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nakłada obowiązek prowadzenia akt osobowych na wszystkich pracodawców niezależnie od ilości zatrudniających osób, form organizacyjnych w jakich funkcjonuje pracodawca, przynależności branżowej, sytuacji finansowej czy też rodzaju zawartej umowy o pracę z pracownikiem. Akt osobowych nie prowadzi się jedynie dla osób wykonujących pracę na podstawie innych stosunków prawnych niż stosunek pracy (np. Na podstawie umów cywilnoprawnych jakimi są umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy agencyjne) a także do pracowników wykonujących pracę nakładczą.

I tutaj pojawia się pytanie jak powinny być prowadzone prawidłowo akta pracownicze aby nie narażać się na kary. Zgodnie z paragrafem 6 pkt 1 wyżej wymienionego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowego oddzielnie dla każdego pracownika. Natomiast w każdej teczce muszą znajdować sie trzy oddzielne części: A, B, C.

W części oznaczonej literą A przechowuje się dokumenty zgromadzone w toku ubiegania się pracownika o zatrudnienie. Są to:

  • 1. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
  • 2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • 3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • 4. orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • 5. dokumeny, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Powyższy wykaz dokumentów, które powinny zajmować się w części A jest wyczerpujący. Oznacza to, że pracodawca nie ma prawa domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innych dokumentów i informacji. Przyszły pracownik z własnej woli może natomiast przedłożyć inne niż wymienione wyżej dokumenty, które potwierdzą jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe.

Część B przeznaczona jest na gromadzenie dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy a także przebiegiem zatrudnienia. W części B gromadzone są m.in:

1. umowa o pracę
2. zaświadczenie o ukończeniu obowiązującego szkolenia w zakresie BHP
3. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia ( o ile takie powierzono)
4. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
5. orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych


Teczka kierowcy jest specyficzną dokumentacją pracowniczą. Oprócz wymienionych powyżej elementów warto aby zawierała poniższe oświadczenia:
Oświadczenie kierowcy o zapoznaniu się z ustawą o czasie pracy kierowcy i Rozporządzeniem 561/2006 WE.
Oświadczenie o niekaralności.
Oświadczenie o niepozostawaniu/pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy.
Oświadczenie pracownika o poinformowaniu pracodawcy o utracie ważności prawa jazdy lub całkowitej utraty uprawnienia do kierowania pojazdem.
Oświadczenie- odpowiedzialność za zniszczenie, uszkodzenie lub ukrycie wykresówek/ plików cyfrowych.
Oświadczenie dotyczące sprawdzenia pojazdu i urządzenia rejestrującego czas pracy kierowcy.

W części C należy zaś gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
2. kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, a także inne dokumenty.


Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. W aktach osobowych pracownika należy przechowywać wyłącznie kopie lub odpisy dostarczonych przez pracownika dokumentów nigdy orginały.

Rozporządzenie Misnistra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nakada na pracodawcę także obowiązek prowadzenia:
- dokumentacji, która dotyczy choroby zawodowej
- kartę ewidencji czasu pracy
- imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Samo prowadzenie akt osobowych, chronologiczne ułożenie dokumentów w poszczególnych częściach czy też przechowywanie w odpowiedniej szafie nie gwarantuje całkowitej ochrony przed karą za błędne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pełeną ochronę przed karą gwarantują w teczkach dokumenty wystawione i sporządzone zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi poszczególnych z nich. Poniżej znajduje się krótka charakterystyka najczęściej popełnianych błędów przez pracodawców lub osoby wykonujące w jego imieniu czynności związane z prowadzeniem akt osobowych.

Najczęściej popełnianym błędem przez osoby, które odpowiedzialne są za prowadzenie akt osobowych jest stosowanie nieaktualnego wzoru kwestionariusza osobowego i żądanie od kandydata do pracy podania danych, do których uzyskania nie jest uprawniony Przykładowy wzór kwestionariusza osobowego (w którym osoba ubiegająca się o zatrudnienie przedstawia swoje dane personalne, informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia a także posiadanych przez siebie kwalifikacjach) znajduje się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku. Pracodawca nie może rządać od kandydata innych informacji poza tymi, które znajdują się w kwestionariuszu osobowym. Rozporządzenie nie narzuca odgórnie stosowania tylko tego wzoru. Pracodawca może stworzyć własny kwestionariusz osobowy, ale bardzo ważne jest aby zawarte w nim były tylko te informacje, które są dozwolone rozporządzeniem.

Często zdaża się, że pracownik zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego i dlatego bardzo ważne jest aby w teczce osobowej znajdowało się świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy z tego roku w którym osoba ubiega się o zatrudnienie. Świadectwo pracy ma bardzo ważne znaczenie dla nabycia uprawnień pracowniczych których wymiar jest powiązany z danym rokiem kalendarzowym. Świadectwo z poprzedniego miejsca pracy jest niezbędne do ustalenia liczby dni nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby czy też wykorzystanym przez przez niego urlopie wypoczynkowym w danym roku kalendarzowym.

Kodeks pracy nakłada także na pracodawcę obowiązek sprawdzenia czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie posiada wymagane kwalifikacje lub potrzebne umiejętności wymagane do wykonywanej pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy jeżeli nie posiada on odpowiednich kwalifikacji lub umiejętności. Dyplomy, certyfikaty czy inne dokumenty, które potwierdzają umiejętności muszą obligatoryjnie znaleść się w teczce osobowej. Pracodawca powinien zrobić kopie tych dokumentów a orginały oddać pracownikowi ponieważ pracodawca zobowiązany jest przechowywać w teczkach tylko kopie lub odpisy.

Kolejnym bardzo często popełnianym błędem jest brak w aktach osobowych karty wstępnego szkolenia BHP lub aktualnego zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego. Zgodnie z art. 94 pkt 4 KP pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca powinien zapoznać pracownika z przepisami i zasadami BHP a pracownik potwierdzić ten fakt pisemnie. Takie szkolenie powinno mieć miejsce w pierwszym dniu zatrudnienia, w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Bardzo ważne jest aby w aktach osobowych znajdowała się pisemna umowa o pracę a także pisemna informacja o poinformowaniu pracownika o warunkach zatrudnienia. Umowę o pracę sporządza się zawsze w dwóch jednobrzmiacych egzemplarzach z których jeden zachowuje pracownik a drugi umieszcza się w teczce akt. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej jednak niekiedy strony mogą zawrzeć ją w formie ustnej. Jeżeli umowa została zawarta ustnie pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Podpisanie umowy o pracę obliguje pracodawcę do przekazania pracownikowi najpóźniej w ciągu 7 dni informacji o warunkach zatrudnienia. Obowiązek taki nakłada art. 29 § 3 Kodeksu Pracy.
Zgodnie z art. 29 § 3 pracodawca informuje pracownika o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy- dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Bardzo ważne jest aby dokumentacja pracownicza była prawidłowo prowadzona ponieważ zanidbania w zakresie prowadzenia akt osobowych stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika a pracodawca lub osoba działająca w imieniu pracodawcy może być ukarana grzywną. Katalog wykroczeń za które odpowiada pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu znajduje się a art. 281 Kodeksu Pracy. Katalog ten jest zamkniety i zgodnie z kodeksem pracy składają się na niego następujące wykroczenia: 

1. zawieranie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę,
2. nie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę,
3. wypowiedzenie lub rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy,
4. stosowanie wobec pracowników innych kar niż kary przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,
5. naruszanie przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,
6. nie prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych,
7. pozostawianie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak wynika z powyższych przepisów za nieprowadzenie akt pracowniczych grozi pracodawcy lub osobie która działa w jego imieniu grzywna w wysokości od 1000 do 30000 zł.

Na koniec warto poruszyć temat odpowiedzialności kadrowej podczas kontroli PIP za prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Zadajmy sobie pytanie czy za niedopatrzenie kadrowej konsekwencje poniesie sam pracodawca, czy też odpowiedzialność poniesie kadrowa a jeżeli tak, to w jakim zakresie. Według przepisów prawnych karę za nieprowadzenie akt osobowych może ponieść pracodawca będący osobą fizyczną, członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną a także osoba, której powierzono wykonywanie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Interpretując powyższy przepis za nieprzestrzeganie przepisów dotyczącyc prowadzenia akt osobowych odpowie pracodawca tylko wtedy, gdy osobiście zatrudnia pracowników i prowadzi sprawy kadrowe. Jeżeli jest osoba, która reprezentuje pracodawcę, wykonuje obowiązki w sprawach pracowniczych - to ona odpowiada za wykroczenia. Reasumując stwierdzić należy, że kadrowa poniesie odpowiedzialność za nieprowadzenie akt pracowniczych tylko wtedy, gdy w zakresie powierzonych jej czynności będzie prowadzenie akt osobowych. Najlepiej aby pracodawca napisał kadrowej upoważnienie do zajmowania się aktami osobowymi, ponieważ zawierają one dane podlegające ochronie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych. Za dane osobowe ustawa uważa każdą informację dotyczącą osoby fizycznej, pozwalającą na określenie jej tożsamości. Pracodawca a także kadrowa bez zgody pracownika nie może udostęoniać osobom trzecim jego akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Zakaz ten niedotyczy podmiotów uprawnionych do kontroli i wglądu w tą dokumentację. Są to: inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy, społeczni inspektorzy pracy, pracownicy urzędów pracy a także Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za naruszenie przepisów ustawy w zakresie przetwarzania danych osobowych przewidziane są sankcje karne.

Poza tym kadrowa ponosi też odpowiedzialność jeżeli będzie utrudniać lub udaremniać kontrolę organowi kontroli – np. poprzez niewpuszczenie inspektora pracy na teren zakładu pracy czy odmowę okazania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników. Popełnia wtedy przestępstwo, za które grozi kara pozbawienia wolności do lat 3. Najczęściej jednak to pracodawca, zostaje ukarany za wykroczenie nie prowadzenia lub błędnego prowadzenia akt osobowych. Pracodawca może wtedy wobec kadrowej wyciągnąć konsekwencje służbowe lub rozwiązać z nią umowę o pracę za wypowiedzeniem z powodu uchybień w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub utraty zaufania. Pracodawca uprawniony jest także zażądać od kadrowej naprawienia szkody, którą swoimi zaniedbaniami wyrządziła a także nawet zapłacić odszkodowanie. Odszkodowanie od kadrowej może stanowić równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia a gdy kadrowa działa umyślnie pracodawca może żądać wyrównania szkody do pełnej wysokości.

Jadwiga Dudzik transtica.pl

Keep in touch with us

Nie wiesz? Zadzwoń 500 561 861

Udzielimy Ci odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.