Sep 28, 2018

Ewidencja czasu pracy kierowców i sankcje z nią związane


Kodeks pracy nakłada na każdego pracodawcę zatrudniającego pracowników prowadzenie ewidencji czasu pracy. Także przedsiębiorcy branży transportowej mają obowiązek prowadzenia ewidencji. Jednak specyfika zawodu kierowcy, gdzie wykonuje on swoje zadania z dala od siedziby nie daje możliwości ciągłej bezpośredniej kontroli nad pracownikiem i analizy jego aktywności. Dlatego ewidencja czasu pracy kierowców wykonywana jest często z opóźnieniem.

 



Ewidencje czasu pracy pracodawca prowadzi w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja czasu pracy umożliwia także weryfikację czy w zakładzie pracy przestrzega się przepisów prawa pracy. Podstawowym przepisem, który nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest art. 149 Kodeksu pracy. Natomiast zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt pracownika ewidencja musi stanowić spójny i rzetelny dokument zawierający informację o pracy w poszczególnych dobach, w tym:

- pracę w niedziele i święta,
- prace w porze nocnej,
- pracę w godzinach nadliczbowych
- dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury,
- urlopy
- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Kodeks pracy wyłączył obowiązek ewidencjonowania czasu pracy wobec pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy jak również otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Przepisy prawne nie konkretyzują jednego wzoru ewidencji. Karta ewidencji powinna być prowadzona osobno dla każdego pracownika.
Imienna karta ewidencji powinna umożliwiać rejestrowanie w niej w szczególności:

1) liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach roboczych w normalnym czasie pracy, według obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy,
2) liczby przepracowanych godzin w niedziele i święta z zaznaczeniem sposobu rekompensowania pracy w tych dniach,
3) liczby przepracowanych godzin w porze nocnej,
4) liczby przepracowanych godzin nadliczbowych, z zaznaczeniem, czy praca była wykonywana w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami wolnymi od pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto oraz w innych dniach,
5) liczby godzin nadliczbowych przepracowanych w warunkach przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym,
6) dyżurów z zaznaczeniem miejsca ich pełnienia oraz określeniem liczby godzin efektywnie przepracowanych w czasie dyżuru,
7) w odniesieniu do pracowników młodocianych: liczby godzin przepracowanych przy pracach, których wykonywanie jest dozwolone w celu przygotowania zawodowego oraz liczby godzin nauki w szkole podlegających wliczeniu do czasu pracy,
8) liczby dni i godzin udzielonego urlopu (wypoczynkowego, bezpłatnego),
9) zwolnień od pracy, niezależnie od czasu ich trwania, oraz
10) innych nieobecności w miejscu pracy: usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Ewidencja czasu pracy kierowców

Obowiązek rejestracji czasu pracy osób wykonujących działalność przewozową w transporcie drogowym nakłada art. 9 lit. b Dyrektywy 2002/15. Dyrektywa stanowi, że to pracodawcy są odpowiedzialni za rejestrowanie czasu pracy pracowników wykonujących czynności związane z przewozem. Jeśli chodzi natomiast o nasze prawo krajowe, to obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wobec kierowców wynika z ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców istnieje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także kierowców pozostających z przedsiębiorcom w stosunku cywilnoprawnym jeżeli wykonują przewozy drogowe na jego rzecz.
Podsumowując obowiązek ewidencji zgodnie z ustawa o czasie pracy kierowców obowiązuje on:

- kierowców wykonujących przewozy drogowe zatrudnionych na podstawie stosunku pracy,
- przedsiębiorców wykonujących przewozy drogowe,
- osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujące na jego rzecz przewozy drogowe

W przypadku kierowców, którzy nie pozostają w stosunku pracy ich ewidencje wykonuje się w celu kontroli przestrzegania norm czasu pracy, a także by otrzymać zestawienie będące potwierdzeniem liczby godzin wykonywania zlecenia lub usługi.

Forma prowadzenia ewidencji

Art. 25 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowcy przewiduje pięć form w których możliwe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy i są to:

1) zapisy na wykresówkach;
2) wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) gotowe rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4.

Informacje zapisane za pomocą tachografów znakomicie się nadają do wykorzystania przy tworzeniu ewidencji ponieważ są bardzo dokładne i odzwierciedlają rzeczywiste aktywności kierowców. Zawierają informacje o momencie rozpoczęcia oraz zakończenia dziennego okresu pracy ale także informacje o rodzajach działalności wykonywanej przez kierowcę w dobie z dokładnością co do jednej minuty. Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców w formie zapisów na wykresówkach, wydruków oraz plików pobranych z kart i tachografów cyfrowych posiada jednak wady:

- wydłużenie obowiązku przechowywania wykresówek, danych sczytanych z karty czy tachografu z jednego roku do trzech lat (okres przechowywania ewidencji czasu pracy przez podmiot, na którego rzecz wykonują przewozy kierowcy pozostający w stosunku cywilnoprawnym oraz ewidencji przedsiębiorcy, wynosi dwa lata),

- tachograf nie wskazuje bezpośrednio ilości czasu pracy w dobach pracowniczych, nie wskazuje, którą z zapisanych aktywności należy zaliczyć do czasu pracy, a którą do pracy w godzinach nadliczbowych , nie określa ilości dyżurów itp. Do prawidłowego określenia wysokości wynagrodzenia jest dopiero potrzebna dokładna analiza wykresówek czy danych z tachografu cyfrowego.

Ewidencja czasu pracy powinna być udostępniana kierowcom na ich wniosek, co wynika z faktu, iż jest ona dokumentem służącym do naliczania wynagrodzenia pracownikowi. Jeżeli kierowca tego zażąda pracodawca ma obowiązek wydać mu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię jego karty ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie ma prawa uzależniać udostępnienia karty ewidencji czasu pracy czy jej kopi od przedstawienia przez pracownika powodów, dla których żąda udostępnienia mu karty. Analogicznie jak w przypadku uregulowania zawartego w kodeksie pracy, również ustawa o czasie pracy kierowców zwalnia od prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną.

Sankcje za nieprowadzenie ewidencji

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem sankcjonowanym karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 KP). Konsekwencją nierzetelnej ewidencji czasu pracy może być również to, że sąd daje wiarę dowodom zaprezentowanym przez pracownika, a także zeznaniom świadków.

Okoliczność, że dokumentacja nie jest prowadzona może zostać ewentualnie przyjęta w przypadku rażącego bagatelizowania obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W tym miejscu wyjaśnienia wymaga również kwestia przewidzianej w ustawie o transporcie drogowym kary pieniężnej za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy w stosunku do przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe. Wysokość przewidzianej wobec tych podmiotów kary to 1000 zł i jest to kara sztywno określona, bez możliwości jej ewentualnego zmniejszenia.
Od 3 września 2018 roku ustawa o transporcie drogowym wprowadza także nowe kary za prowadzenie dokumentacji. Otóż zgodnie z załącznikiem nr 3 do ustawy o transporcie drogowym za fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowę udostępnienia jej kontrolerom przedsiębiorcy grozi kara w wysokości 8 000 zl i ten rodzaj naruszenia ustawodawca zakwalifikował jako bardzo poważne naruszenie (BPN).
Chodzi tu np. o nieprzedstawienie sczytanych plików z kart kierowców i tachografów za dany okres kontroli w przedsiębiorstwie, w sposób uniemożliwiający porównanie dwóch rodzajów plików.
Przewidziana jest również kara w załączniku 3 do ustawy o transporcie drogowym pkt 6.3.15: Nieprzechowywanie przez co najmniej rok wykresówek, wydruków oraz pobranych danych lub dokumentów potwierdzających fakt nieprowadzenia pojazdu – za każdy dzień 500zł
w odniesieniu do każdego kierowcy oraz pkt 6.3.16: Nieudostępnienie podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykresówek oraz pobranych i przechowywanych danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego – za każdy dzień 500 zł w odniesieniu do każdego kierowcy. Obydwa naruszenia zaliczane do bardzo poważnych naruszeń (BPN).

Kontrola ewidencji czasu pracy

Dla przypomnienia warto dodać, iż Inspekcja Transportu Drogowego może kontrolować czas pracy kierowców rok wstecz. Natomiast dla osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe na jego rzecz (art. 1 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców), zgodnie z art 26e. ust. 1 ewidencję czasu pracy tych kierowców, przechowuje się przez okres dwóch lat po zakończeniu okresu nią objętego. W związku z tym czas pracy kierowców niezatrudnionych może być kontrolowany przez organy 2 lata wstecz.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy dotycząca prowadzenia ewidencji obejmuje okres 3 lat wstecz.

Opracowanie: Jadwiga Beiersdorf transtica.pl

Keep in touch with us

Nie wiesz? Zadzwoń 500 561 861

Udzielimy Ci odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.