Wiele firm transportowych zobowiązuje zatrudnionych kierowców do wykorzystywania odpoczynków w kabinie prowadzonego pojazdu. Z perspektywy pracodawcy jest to podwójna korzyść, gdyż nie generuje dodatkowych kosztów oraz zapewnia dodatkową ochronę pojazdu i ładunku. Jednak zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (SN wyrok z 1.4.2011 (II PK 234/10)) wykorzystywanie odpoczynków dobowych oraz skróconych tygodniowych w pojeździe nie zwalnia pracodawców z obowiązku wypłacania kierowcom ryczałtów za nocleg wynikających z podróży służbowych.
Niewypłacanie kierowcom ryczałtów za nocleg może powodować dochodzenie przed sądem roszczeń pracowniczych. Podróż służbowa jest zdefiniowana zarówno w Kodeksie Pracy jak i w Ustawie o czasie pracy kierowców, co bez wątpienia jest dla kierowców możliwością na zwrot kosztów wynikających z wyjazdów poza miejsce zamieszkania czy też siedzibę firmy.
Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zdecydowana większość kierowców decyduje się na nocleg w pojeździe, który zgodnie z przepisami jest dozwolony, ale pod pewnymi warunkami. Art. 8 pkt 8 Rozporządzenia 561/2006 WE mówi, że jeżeli kierowca dokona takiego wyboru, dzienne okresy odpoczynku i skrócone tygodniowe okresy odpoczynku poza bazą można wykorzystywać w pojeździe, o ile posiada on odpowiednie miejsce (przyp. homologowane) do spania dla każdego kierowcy i pojazd znajduje się na postoju.
Jednak w świetle wspomnianego już powyżej orzecznictwa SN umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu.
ZWROT KOSZTÓW NOCLEGU NA PODSTAWIE PRZEDSTAWIONEGO RACHUNKU
Podróż krajowa
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
W odniesieniu do podróży na terenie kraju zgodnie z nowym Rozporządzenia obowiązującym od 1 marca 2013 roku przepisy przewidują górną granicę kosztu noclegu, która może przekroczyć limit tylko w uzasadnionych przypadkach.
Zgodnie z przepisami ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.
Podróż zagraniczna
Za nocleg podczas podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do Rozporządzenia.
WYSOKOŚĆ RYCZAŁTU ZA NOCLEG W RAZIE NIEPRZEDŁOŻENIA RACHUNKU
Za wyjazd służbowy na terenie kraju pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt ten od 1 marca 2013 wynosi 45zł.
W przypadku podróży służbowej poza granicami kraju w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, określonego w załączniku do Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowych. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
KIEDY RYCZAŁT SIĘ NIE NALEŻY
W obydwu przypadkach podróży służbowej pracodawca może być zwolniony z wypłacania ryczałtu za nocleg.
Odnośnie podroży służbowej krajowej zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Jeżeli chodzi o podróż służbową zagraniczną zwrot ten nie należy się w przypadku jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
Przepisy odnośnie zwrotu kosztów noclegu odnoszą się bezpośrednio do noclegu w hotelu, potwierdzonego rachunkiem hotelowym. Zdaniem Sądu, co wynika w wyżej przytoczonego orzeczenia można przyjąć, że nocleg pracownika w hotelu jest najbardziej optymalnym rodzajem wypoczynku dobowego, pozwalającym na regenerację sił fizycznych i psychicznych przed kolejnym dniem pracy. Z kolei Rozporządzenie przewiduje obowiązek pracodawcy wypłaty pracownikowi ryczałtu na pokrycie kosztów noclegu w razie nieprzedłożenia rachunku hotelowego za nocleg. Ryczałt ten przysługuje pracownikowi, który niewątpliwie musiał gdzieś nocować w czasie wyjazdu służbowego poza miejsce zamieszkania, niezależnie od tego, czy rzeczywiście poniósł jakiekolwiek koszty noclegu oraz w jakich warunkach faktycznie nocował.
