Jedną z bardziej istotnych kwestii związanych z prowadzonym transportem, do której przewoźnicy niestety nie przywiązują wagi i często ją bagatelizują narażając się tym samym na wysokie kary, jest regularność w sczytywaniu danych zarówno z karty kierowcy jak i z tachografu. Zagadnienie związane z obowiązkiem regularnego sczytywania danych z tachografu i karty kierowcy uregulowane zostało w Rozporządzeniu Ministra Transportu w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych z dnia 23 sierpnia 2007 r. (Dz.U. Nr 159, poz. 1128), wydanym na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 23a Ustawy o systemie tachografów cyfrowych z dnia 29 lipca 2005 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1494), mającej na celu zagwarantowanie okresowego i regularnego pobierania danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy oraz przechowywania tych danych przez podmiot wykonujący przewozy drogowe. Wyżej przytoczone rozporządzenie ściśle określiło między innymi częstotliwość pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców.
Pobieranie danych z tachografu
Dane z tachografu cyfrowego zasadniczo podmiot ma obowiązek pobrać co najmniej raz na 90 dni. Przewidziane są jednak również przypadki obowiązku natychmiastowego poboru tych danych lub też pobrania ich w oznaczonym terminie w związku z ewentualnym żądaniem przedmiotowych danych przez uprawnione organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty.
Obowiązek natychmiastowego pobrania danych z tachografu ma miejsce w sytuacjach, gdy:
1) dochodzi do trwałego bądź okresowego przekazania pojazdu innemu podmiotowi;
2) dochodzi do wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania;
3) w przypadku wadliwego funkcjonowania lub uszkodzenia tachografu cyfrowego, gdy istnieje możliwość pobrania zarejestrowanych w nim danych.
W sytuacji istnienia zagrożenia ewentualnej utraty danych zarejestrowanych na tachografie, dane te mogą być pobierane częściej niż co 90 dni.
Pobieranie danych z karty kierowcy
Przechodząc do kwestii pobierania danych z karty kierowcy, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Transportu w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych z dnia 23 sierpnia 2007 r., przewoźnik ma co do zasady obowiązek pobrania tych danych nie rzadziej niż raz na 28 dni.
Pobranie tych danych niezależnie od powyższego terminu będzie natomiast następowało w sytuacjach:
1) gdy dochodzi do ustania stosunku pracy danego kierowcy (dane należy sczytać przed ustaniem tego stosunku);
2) upływu terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe (dane należy sczytać przed terminem rozwiązania umowy)
3) utraty ważności karty kierowcy;
Podobnie jak w przypadku pobierania danych z tachografu, w sytuacji istnienia zagrożenia ewentualnej utraty danych zarejestrowanych na karcie kierowcy, dane te mogą być pobierane częściej niż co 28 dni, natomiast w sytuacji zgłoszenia żądania przedstawienia tych danych przez uprawnione organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty dane pobierane są w innym oznaczonym przez organ terminie.
Sankcje za nieterminowe pobieranie danych
Sankcje za nieterminowe pobieranych danych są niebagatelne i wynoszą po 500 zł za każdego kierowcę oraz 500 zł za każdy pojazd, w stosunku do których naruszono obowiązek terminowego wczytania danych (Załącznik nr 3 do ustawy o transporcie drogowym lp.6.3.11; 6.3.12). Organ kontrolny zawsze będzie w stanie stwierdzić ewentualne naruszenie w tym zakresie, ponieważ moment pobrania danych zostaje zarejestrowany na karcie kierowcy oraz w przypadku pobrania danych z tachografu na cyfrowym urządzeniu rejestrującym.
Odpowiednie zabezpieczenie pobranych danych
Podmiot przechowujący dane zapewnia zabezpieczenie tych danych przed ich utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych, a także zapewnia takie przechowywanie danych, aby były one czytelne i uporządkowane.
Reasumując powyższe rozważania należy pamiętać, że nierespektowanie ustawowych terminów na pobranie odpowiednich danych może nas słono kosztować w przypadku posiadania większej ilości kierowców i pojazdów oraz, że brak jest możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności w tym zakresie.
