Akta wewnątrzzakładowe pełnią bardzo ważna rolę w organizacji pracy, gdyż umożliwiają wprowadzenie własnych ustaleń, które odbiegają od przepisów ustawowych, a tym samym wyłączają zastosowanie tych przepisów. Ich istotną rolę podkreślił już ustawodawca określając niektóre z nich jako obowiązkowe. Należy jednak pamiętać, że wewnętrzne uregulowania przedsiębiorstwa nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy, innych ustaw, czy aktów prawnych wykonawczych do kodeksu.
Układ zbiorowy pracy
Układy zbiorowe pracy to dobrowolne porozumienia zawierane między pracodawcami a pracownikami, których reprezentują organizacje związkowe. Układ zawiera się w formie pisemnej na czas nieokreślony lub na czas określony dla pracowników danego pracodawcy (zakładowy) albo dla pracowników danej branży czy na danym terenie (ponadzakładowy). Ponadto, układ zawierany jest dla wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, niezależnie od tego na jakiej podstawie świadczą pracę, a także dla emerytów i rencistów.
Co do zasady, układ zbiorowy pracy zawiera w sobie ogólne warunki jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy, wzajemne zobowiązania stron, w tym głównie dotyczące warunków pracy i płacy, a także inne sprawy związane z pracą, a nieuregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący. W układzie zawiera się także postanowienia dotyczące uprawnień pracowników w zakresie czasu pracy czy urlopów, ich obowiązki związane z organizacją i porządkiem pracy. W razie nierealizowania zapisów zawartych w układzie przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje prawo dochodzenia swoich roszczeń przed sądem.
Istotne jest, że postanowienia układów zbiorowych pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników, niż przepisy kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych.
Pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracowników o wejściu układu w życie, o jego zmianach oraz wypowiedzeniu czy rozwiązaniu. Ponadto jest on zobligowany do dostarczenia zakładowej organizacji związkowej niezbędnej liczby egzemplarzy układu, a na żądanie pracownika udostępnienia do wglądu tekstu układu i ewentualnie wyjaśnienia jego treści.
Regulamin pracy
Regulamin pracy jest to akt wewnątrzzakładowy, który zobligowany jest wprowadzić każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Nieistotna jest podstawa ich zatrudnienia. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2012 roku, II PK 113/2011wprowadzenie regulaminu pracy stanowi źródło praw i obowiązków stron stosunku pracy. Ogólnie mówiąc, regulamin pracy ma za zadanie dostosować ogólnie obowiązujące przepisy prawa pracy do specyfiki danego zakładu pracy. Jego obowiązywanie zwalnia pracodawcę z wielu dodatkowych obowiązków (np. informacji o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy). Treść regulaminu pracy jest pozostawiona decyzji pracodawcy. Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy regulamin powinien określać:
a) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu (w tej części zawarte powinny być zawarte obowiązki i ograniczenia w zakresie korzystania z pomieszczeń na terenie zakładu pracy), wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także odzież ochronną i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej
b) systemy i rozkład czasu pracy ( wprowadzenie przez pracodawcę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych)
c) pracę nocną ( konkretne 8 godzin między 21:00 a 7:00, poprzez umiejętne ustalenie pory nocnej można ograniczyć koszty wynagradzania za pracę w porze nocnej).
d) termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia
e) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom
f) rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych pracownikom młodocianym w celu przygotowania zawodowego
g) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
h) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
i) informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 Kp z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Powyższe wyliczenie jest jednak tylko przykładowe, a katalog zagadnień jest otwarty i uregulowaniu mogą podlegać również inne kwestie niż wyżej wymienione. Poszczególne regulaminy mogą więc zawierać regulacje szersze tzn., że oprócz powyższych praw i obowiązków w regulaminie można zawrzeć inne, które nie zostały wymienione, lecz są związane z organizacją i porządkiem w zakładzie pracy.
Wprowadzenie regulaminu pracy
Regulamin pracy może zostać wprowadzony na dwa sposoby. Pierwsza procedura dotyczy sytuacji, gdy u danego pracodawcy działa organizacja związkowa. Wtedy regulamin ustalany jest w uzgodnieniu ze związkiem. Natomiast druga procedura dotyczy sytuacji, gdy pracodawca samodzielnie ustala regulamin pracy (gdyż nie działa u niego organizacja związkowa) i podaje jego tekst do wiadomości pracowników (np. wywieszenie na tablicy ogłoszeń) i po upływie 2 tygodni staje się on źródłem prawa. Ponadto, przepisy Kodeksu Pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapoznania pracowników, którzy rozpoczynają u niego pracę z treścią regulaminu. Warto zadbać o to, aby przedłożyć pracownikowi stosowne oświadczenie do podpisania, a tym samym potwierdzić fakt zapoznania się z jego treścią, zarówno przy podjęciu zatrudnienia, jak również w trakcie trwania zatrudnienia, w przypadku zmiany zapisów regulaminu .
Bardzo ważna kwestia dotyczy sytuacji, że pracodawca nie może w regulaminie wprowadzać obowiązków pracowników, których nie przewidują inne przepisy. Może natomiast przyznać pracownikom uprawnienia nie przewidziane w innych przepisach. Co jednak w sytuacji, gdy w regulaminie pracy będą zawarte postanowienia mniej korzystne niż określone np. w Kodeksie Pracy? W komentarzach spotkać można dwa stanowiska. Pierwsze stanowi, że w takim przypadku zastosowanie ma zasada uprzywilejowania pracownika, mówiąca, że postanowienia umów i aktów mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, są nieważne. Czyli nieważne są jedynie zapisy mniej korzystne dla pracowników i w ich miejsce stosuje się zasady aktów stojących wyżej rangą. Drugie stanowisko mówi, że regulamin pracy, który zawiera postanowienia mniej korzystne dla pracowników od unormowań zawartych m.in. w Kodeksie Pracy, nie ma w ogóle mocy wiążącej – czyli cały regulamin jest nieważny. Pogląd taki został wyrażony w wyroku Sądu Najwyższego z 23 października 1979 r. (I PRN 123/79, OSNC 1980/4/72), w którym uznano, że „regulamin pracy wprowadzający system czasu pracy w ruchu ciągłym, z naruszeniem ustawowych warunków (…) nie ma mocy wiążącej”.
Tworząc regulamin pracy warto mieć na uwadze, że nie powinien to być dokument bardzo obszerny zawierając większość przepisów Kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych, ponieważ tak rozbudowany dokument będzie mało czytelny dla pracowników, a ponadto przy każdej zmianie przepisów będzie konieczna zmiana jego treści, gdyż w przeciwnym razie może to pociągać za sobą niekorzystne konsekwencje dla pracodawcy.
Na pracodawcę nałożono obowiązek podania regulaminu do wiadomości pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepisy nie określają więc konkretnej formy w jakiej należy go udostępnić pracownikom, pozostawiając to panującym u pracodawcy zwyczajom. Możliwe jest więc np. wywieszenie regulaminu na tablicy ogłoszeń, przedłożenie do wglądu w dziale kadr czy też rozesłanie wszystkim pracownikom na maile służbowe.
Bardzo ważną kwestią jest data podania regulaminu do wiadomości pracownikom, ponieważ od tej daty należy liczyć termin, po upływie którego regulamin zacznie obowiązywać. W taki sam sposób wchodzą w życie również ewentualne późniejsze zmiany wprowadzane do regulaminu. Nie ma również przeszkód, aby w treści regulaminu ustalić, że regulamin wchodzi w życie z konkretną datą, jeżeli data ta będzie późniejsza niż 14 dni od podania regulaminu go wiadomości ( nie może być wcześniejsza). Możliwym jest też późniejsze określenie wejścia w życie określonych przepisów regulaminu.
Pracodawca ma obowiązek zapoznania z regulaminem pracy każdego pracownika zanim przystąpi on do pracy, co również powinno znaleźć odzwierciedlenie w aktach osobowych pracownika. Pracownik powinien podpisać stosowne oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, które powinno znajdować się w części B jego akt osobowych (§ 3 i 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozp. MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Warto również wiedzieć, że odmowa ze strony pracownika zapoznania się z regulaminem pracy jest wystarczającym powodem do wypowiedzenia umowy o pracę (SN z 3.4.1997 r. (I PKN 77/97, OSNAPiUS 1998, Nr 3, poz. 75 – Legalis Kodeks pracy. Komentarz dr Krzysztof Walczak Rok:2013 Wydanie:11). Należy zaznaczyć, że obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu nie jest jednoznaczny z koniecznością zaakceptowania go przez niego, a postanowienia regulaminu są dla pracownika wiążące od dnia jego wejścia w życie. Ich naruszenie może doprowadzić do odpowiedzialności porządkowej według zasad określonych w kodeksie pracy.
Regulamin wynagradzania
Regulamin wynagradzania to akt wewnątrzzakładowy ustalający warunki wynagradzania za pracę i przyznawania świadczeń związanych z pracą. Najczęściej, w regulaminie wynagradzania pracodawca wskazuje składniki pensji, dodatki do wynagrodzeń, a także ich wysokość, oraz sposoby ich przyznawania. Pracodawca może zawrzeć w regulaminie warunki płacowe korzystniejsze niż wskazują na to ogólnie obowiązujące przepisy.
Regulamin taki jest obowiązkowy w stosunku do pracodawców nie objętych układem zbiorowym pracy, zatrudniającym co najmniej 20 pracowników niezależnie od tego, czy pracownicy pracują na cały czy też na część etatu, oraz niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy. W przypadku gdy pracodawca wprowadził już regulamin wynagradzania, a liczba pracowników obniżyła się poniżej 20, regulamin nie traci swej mocy obowiązującej. Regulamin wynagradzania powinien zawierać tak szczegółowo określone warunki wynagradzania, aby na jego podstawie można było ustalić indywidualne warunki umowy o pracę.
Według ogólnie przyjętych zasad, regulamin wynagradzania powinien zawierać:
– określenie systemu wynagradzania za pracę ( stawka miesięczna, stawka godzinowa, wynagrodzenie prowizyjne, wynagrodzenie akordowe)
– informacje dotyczące dodatkowych składników wynagradzania oraz informacje o dodatkach do wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeniach ze stosunku pracy (dodatek za pracę w warunkach szkodliwych, dodatek funkcyjny, dodatek za staż pracy, nagrody, premie).
– informacje o świadczeniach gwarancyjnych i przysługujących odprawach.
Regulamin ten, wprowadza się na takich samych zasadach jak regulamin pracy. Postanowienia tego regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy kodeksu pracy oraz inne przepisy prawa pracy, natomiast umowy o pracę zawierane z poszczególnymi pracownikami nie mogą zawierać postanowień mniej korzystnych od uregulowań zawartych w regulaminie wynagradzania.
Zarówno w regulaminie wynagradzania jak i w regulaminie pracy, zmiany wprowadza się w takim trybie w jakim regulamin został wydany. Bardzo ważne jest jednak, że nowe postanowienia regulaminu korzystniejsze od poprzednich, zastępują z mocy prawa dotychczasowe postanowienia – z dniem ich wyjścia w życie, natomiast nowe postanowienia mniej korzystne dla pracownika -wymagają zawarcia porozumienia zmieniającego.
Obwieszczenie
Jak już wyżej wspomniano, pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, zamiast którego może wydać obwieszczenie przewidziane w art. 150 §1 k.p lub udzielić pracownikom informacji na podstawie art. 29 §3 k.p. Najprościej obwieszczenie można zdefiniować jako informację, dotyczące systemu i rozkładu czasu pracy, którą przekazuje w formie pisemnej pracodawca swoim pracownikom. Obwieszczenie pracodawcy powinno zawierać informację o: systemach czasu pracy, rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych. Poza wyżej wymienionymi informacjami w obwieszczeniu pracodawca musi dodatkowo poinformować pracowników o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym w zakładzie sposobie potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności. W obwieszczeniu zamieszcza się także informacje odpowiadające co do treści postanowieniom, które powinny znaleźć się w regulaminie pracy.
Trzeba jednak wiedzieć, że obwieszczenie nie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, a dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, czyli analogicznie jak w przypadku regulaminów.
Podsumowując, akty wewnątrz zakładowe stanowią zgodnie z art. 9 § 1 kp specyficzne źródła prawa pracy określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, współtworzone przez nich. Należy mieć na uwadze, że zachodzące współzależności pomiędzy poszczególnymi aktami stanowią tzw. zasadę uprzywilejowania pracownika, z której wynika, że postanowienia aktu znajdującego się na niższym szczeblu w hierarchii źródeł prawa pracy nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy prawa pracy (szeroko rozumianego). Akt normatywny hierarchicznie niższy, lecz korzystniejszy dla pracownika, ma w prawie pracy pierwszeństwo zastosowania przed aktem hierarchicznie wyższym (post. SN z 27.2.2003 r., I PK 361/02, OSNP 2003, Nr 14, poz. 7). Analogicznie przedstawia się relacja pomiędzy normami wynikającymi z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 KP oraz umową o pracę lub pozostałymi podstawami nawiązania stosunku pracy (art. 18 § 2 KP).
