Zmiany w Rozporządzeniu dotyczącym Dokumentacji Pracowniczej
31 grudnia 2018 roku to daty, którą pracodawcy powinni zapamiętać. Wtedy bowiem przestanie obowiązywać dotychczasowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. W jego miejsce wejdzie w życie nowe Rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej, wprowadzając znaczące zmiany w zakresie ewidencji czasu pracy. Dodatkowo, od 1 stycznia 2019 roku planowane jest wprowadzenie ustawy z 10 stycznia 2018 r., zmieniającej zasady przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizację.
Kluczowe Aspekty Nowego Rozporządzenia:
1. Nowa Dokumentacja dotycząca Czasu Pracy
Pracodawcy będą zobowiązani do utworzenia osobnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy, oprócz akt osobowych pracowników. Zmiany te sprawią, że ewidencja stanie się bardziej rozbudowanym elementem dokumentacji pracowniczej.
2. Rozbudowany Zakres Ewidencji Czasu Pracy Obejmie:
- Kopie harmonogramów czasu pracy.
- Wnioski pracowników.
- Dokumenty związane z poleceniami służbowymi.
- Zgody rodziców i pracownic w ciąży na pracę w określonych warunkach czasowych.
3. Podział Akt Osobowych na 4 Części:
- Część A: Etap ubiegania się o zatrudnienie.
- Część B: Etap nawiązania stosunku pracy i przebieg zatrudnienia.
- Część C: Odpowiedzialność porządkowa i dyscyplinarna.
- Część D: Etap ustania stosunku pracy.
4. Elektroniczna Forma Prowadzenia Dokumentacji
Nowe przepisy przewidują dopuszczalność prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Elektroniczne wersje muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub innej upoważnionej osoby.
5. Zasady Przechowywania Dokumentacji
Zgodnie z nowymi zasadami, dokumenty związane z ewidencją czasu pracy będą przechowywane przez okres 10 lat, podnosząc standardy w porównaniu do obecnych 3 lat.
6. Zmiany w Teczkach Osobowych
Rozporządzenie zakłada również nowy podział teczek osobowych pracowników, z wyodrębnioną częścią dotyczącą odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.
7. Elektroniczna Forma Aktów Osobowych
Możliwe będzie przechowywanie aktów osobowych w formie elektronicznej, z dbałością o poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Podsumowanie:
Przed nami rewolucyjne zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej, mające wejść w życie 1 stycznia 2019 roku. Pracodawcy mają pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów, które wprowadzą bardziej kompleksowe i nowoczesne rozwiązania w obszarze zarządzania danymi pracowników.
Opracowanie: Jadwiga Beiersdorf, Transtica.pl
