Apr 26, 2016

Ewidencja czasu pracy – dopuszczalna forma, okres przechowywania oraz skutki dowodowe jej nieprowadzenia


Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z obowiązujących przepisów prawa. Przepisy nie wskazują jednak jakiegoś konkretnego i sztywnego wzoru jej prowadzenia, natomiast stanowią, że powinna ona obejmować takie elementy jak: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie należnego pracownikowi wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną przez niego pracą mając na uwadze elementy wyszczególnione w ewidencji.

Kodeks pracy wyłączył obowiązek ewidencjonowania czasu pracy wobec pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy jak również otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika a zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określone zostały w § 8 pkt 1 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Imienna karta ewidencji czasu pracy pracownika powinna umożliwiać rejestrowanie w szczególności:
1) liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach roboczych w normalnym czasie pracy, według obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy,
2) liczby przepracowanych godzin w niedziele i święta z zaznaczeniem sposobu rekompensowania pracy w tych dniach,
3) liczby przepracowanych godzin w porze nocnej,
4) liczby przepracowanych godzin nadliczbowych, z zaznaczeniem, czy praca była wykonywana w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami wolnymi od pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto oraz w innych dniach,
5) liczby godzin nadliczbowych przepracowanych w warunkach przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym,
6) dyżurów z zaznaczeniem miejsca ich pełnienia oraz określeniem liczby godzin efektywnie przepracowanych w czasie dyżuru,
7) w odniesieniu do pracowników młodocianych: liczby godzin przepracowanych przy pracach, których wykonywanie jest dozwolone w celu przygotowania zawodowego oraz liczby godzin nauki w szkole podlegających wliczeniu do czasu pracy,
8) liczby dni i godzin udzielonego urlopu (wypoczynkowego, bezpłatnego),
9) zwolnień od pracy, niezależnie od czasu ich trwania, oraz
10) innych nieobecności w miejscu pracy: usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.

Jak już wyżej wspomniano, ustawodawca nie stworzył jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy, dlatego też takowy wzór opracowywany jest przez osoby przygotowującego przedmiotowy dokument we własnym zakresie, dostosowując przyjęty wzór do panującej w firmie organizacji pracy. Ważne jest, że prowadzona przez pracodawcę lista obecności nie może zastępować przewidzianej w przepisach ewidencji czasu pracy, a lista ta będzie niewątpliwie dowodem na obecność pracownika w miejscu pracy. Udostępnienie pracownikowi ewidencji następuje na jego żądanie. Jeżeli pracownik tego zażąda, pracodawca ma obowiązek wydać mu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię jego ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie ma prawa uzależniać udostępnienia ewidencji czasu pracy czy jej kopii od przedstawienia przez pracownika powodów, dla których żąda udostępnienia mu karty (Art. 149 KP red. Walczak 2016, wyd. 18/M. Rycak).

Korzyści z prowadzenia ewidencji czasu pracy

Jak wskazał w swoim wyroku SN prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy niesie pozytywne skutki dla obydwu stron stosunku pracy, ponieważ w razie sporu co do wypłaty należności za przepracowany czas pracy, karta ewidencji jest najlepszym środkiem dowodowym. Ponadto brak karty ewidencji czasu pracy stanowi okoliczność przemawiającą na korzyść pracownika, w przypadku gdyby w sporze sądowym strony nie zgadzały się np. co do liczby godzin nadliczbowych. Brak ewidencji czasu pracy w godzinach nadliczbowych obciąża pracodawcę, a nie powołującego się na nią pracownika” (wyr. SN z 13.1.2005 r., II PK 114/04, MoPr 2005, Nr 3, s. 58). „W razie braku ewidencji czasu pracy pracownik dochodzący wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych powinien w miarę możliwości jak najdokładniej wykazać, kiedy i w jakim rozmiarze świadczył pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli jednak, pomimo że wykazał, iż świadczy taką pracę, nie jest w stanie precyzyjnie udokumentować liczby przepracowanych godzin nadliczbowych, sąd może, na podstawie art. 322 KPC zasądzić w wyroku odpowiednią sumę według swojej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (zob. wyr. SN z 25.5.1999 r., I PKN 665/98, OSNAPiUS 2000, Nr 14, poz. 535 oraz wyr. SN z 23.11.2001 r., I PKN 678/00, OSNP 2003, Nr 22, poz. 538). Co istotne, zgodnie z panującym w tym zakresie orzecznictwem zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia do przyjęcia domniemania faktycznego albo prawnego (art. 231 KPC) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika. To czy wersja pracownika stanowi odzwierciedlenie rzeczywistego czasu pracownika podlega w razie sporu ocenie w postępowaniu dowodowym. W szczególności nie jest uprawnione odwrócenie ciężaru dowodu (art. 6 KC, art. 232 KPC) i twierdzenie, że w sytuacji braku formalnej ewidencji czasu pracy wiarygodna jest wersja podawana przez pracownika, chyba że pracodawca wykaże, iż pracownik nie pracował w takim rozmiarze w jakim twierdzi (wyr. SA w Białymstoku z 13.9.2012 r., III APa 19/12, niepubl. oraz wyr. SN z 2.6.2010 r., II PK 369/09, Legalis). W postępowaniu sądowym z zakresu prawa pracy z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła procesu, że to powód powinien udowodnić słuszność swych twierdzeń w zakresie zgłoszonego żądania, z tą jedynie modyfikacją, iż niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy. Pracownik może powoływać wszelkie dowody na wykazanie zasadności swego roszczenia, w tym posiadające mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy, a więc na przykład dowody osobowe, z których prima facie (z wykorzystaniem domniemań faktycznych – art. 231 KPC) może wynikać liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (wyr. SN z 18.4.2012 r., II PK 197/11, Legalis).

Pracownicy wobec których nie istnieje obowiązek ewidencjonowania ich godzin pracy

Jak już wyżej wspomniano, zgodnie z uregulowaniem zawartym w art. 149 § 2 kodeksu pracy pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy wobec pracowników:

1) objętych zadaniowym czasem pracy,
2) zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
3) otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Zatem, ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wtedy wysoce utrudniona (wyr. SN z 19.5.2004 r., I PK 630/03, OSNP 2005, Nr 3, poz. 37). Zawsze jednak należy ewidencjonować w szczególności okresy urlopów wypoczynkowych, urlopów bezpłatnych, niezdolności do pracy z powodu choroby oraz opieki nad chorym członkiem rodziny. Ewidencjonowanie tego typu okresów konieczne jest bowiem także w przypadku pracowników, w stosunku do których wyłączony został obowiązek ewidencjonowania godzin pracy.

Ewidencja czasu pracy kierowców

Obowiązek rejestracji czasu pracy osób wykonujących działalność przewozową w transporcie drogowym nakłada art. 9 lit. b Dyrektywy 2002/15. Dyrektywa stanowi, że to pracodawcy są odpowiedzialni za rejestrowanie czasu pracy pracowników wykonujących czynności związane z przewozem, a na wniosek pracownika dostarcza mu kopie rejestrów przepracowanych godzin, które co do zasady powinny być przechowywane przez okres 2 lat po zakończeniu okresu objętego rejestracją. Jeśli chodzi natomiast o nasze prawo krajowe, to obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wobec kierowców wynika z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców. Przepis ten przewiduje pięć form w których możliwe jest prowadzenie takiej ewidencji i są to:

1) zapisy na wykresówkach;
2) wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) gotowe rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4.

W wyniku nowelizacji art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców w praktyce pojawiły się wątpliwości czy pracodawca może wybrać jedną ze wskazanych w tym artykule form prowadzenia ewidencji czy też należy rejestrować czas pracy we wszystkich przewidzianych w tym przepisie formach.

Wątpliwości te rozwiało jednak stanowisko Głównego Inspektora Pracy i Głównego Inspektora Transportu Drogowego wyrażone w piśmie z dnia 16.7.2009 r., skierowane do Okręgowych Inspektorów Pracy i Wojewódzkich Inspektorów Transportu Drogowego które wskazało, że "(...) na pracodawcy nie ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców łącznie we wszystkich formach wymienionych w art. 25 ust. 1 pkt 1–5". Powyższy pogląd potwierdziło także Ministerstwo Infrastruktury w swoim stanowisku z 28.7.2009 r. (stanowisko w sprawie ewidencji czasu pracy kierowców po 28.6.2009 r., MR-I-JD/944828/2009, Rzeczp. DF 2009, Nr 182, s. 3).

Należy zwrócić uwagę, że trzy pierwsze z możliwych form prowadzenia ewidencji czasu pracy uzależnione są od rodzaju urządzenia rejestrującego zamontowanego w pojeździe (tachograf analogowy lub cyfrowy). Natomiast dwie ostatnie formy prowadzenia ewidencji tj. inne dokumenty rejestrujące czas pracy i rodzaje czynności wykonywanych przez kierowców oraz rejestry prowadzone przez pracodawców na podstawie poprzednich form będą możliwe do zastosowania bez względu na rodzaj tachografu, w jaki wyposażony jest pojazd, którym kierowca wykonuje przewozy. Ewidencja czasu pracy powinna być udostępniana kierowcom na ich wniosek, co wynika z faktu, iż jest ona dokumentem służącym do naliczenia wynagrodzenia pracownikowi. Okres jej przechowywania został ustalony na okres 3 lat co odpowiada okresowi w jakim pracownik może dochodzić w sądzie swoich roszczeń związanych ze stosunkiem pracy (zgodnie z art. 291 kp okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata).

Nasuwa się jednak pytanie, jak jednak należy odnieść ten 3 letni okres przechowywania ewidencji do przewidzianego rocznego okresu konieczności przechowywania dokumentacji w postaci wykresówek czy plików do kontroli? Otóż, w tym zakresie wypowiedzieli się Główny Inspektor Pracy i Główny Inspektor Transportu Drogowego w stanowisku z 16.7.2009 r., stanowiąc, że sprzeczności pomiędzy regulacją Polską i unijną nie ma. „Możliwe są bowiem dwie sytuacje, po pierwsze pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w innej formie niż wykresówki, np. w formie tradycyjnych indywidualnych kart czasu pracy, a więc wtedy przechowuje wykresówki tylko przez 12 miesięcy, a właściwą ewidencję przez okres 3 lat. Inaczej będzie wyglądał obowiązek przechowywania dokumentacji, jeśli wykresówki będą jednocześnie ewidencją czasu pracy, gdyż wtedy będzie należało je przechowywać przez okres 3 lat, a nie 12 miesięcy. W powyższym stanowisku ustalono jednak, że nawet w sytuacji, gdy wykresówki stanowią ewidencję czasu pracy kierowcy to Inspekcja Transportu Drogowego nie może ich kontrolować za okres przekraczający 12 miesięcy, ale Państwowa Inspekcja Pracy jest jak najbardziej uprawniona do takich kontroli z punktu widzenia czasu pracy kierowców, gdyż wykresówki jako forma ewidencji czasu pracy będą musiały być przechowywane przez 3 lata i cały ten okres może zostać potencjalnie objęty zakresem czasowym kontroli dokonywanej przez PIP” (Prasołek, Ustawa o czasie pracy kierowców. Komentarz. Warszawa 2010). W takim stanie faktycznym należy przyjąć, że obowiązek przechowywania wykresówek lub też plików przez okres 3 lat będzie bowiem istniał tylko wtedy, gdy dany pracodawca przyjmie tę właśnie formę prowadzenia ewidencji czasu pracy, jeśli jednak będzie ją prowadził w innej formie, obowiązek przechowywania tych dokumentów będzie wynosił 12 miesięcy.

Analogicznie jak w przypadku uregulowania zawartego w kodeksie pracy, również ustawa o czasie pracy kierowców zwalnia od prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną.

Skutki nieprowadzenia lub nieprawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę

Z obowiązku prowadzenia ewidencji wynikają konsekwencje w zakresie rozkładu ciężaru dowodu (art. 6 KC w zw. z art. 300 KP), polegające na tym, że to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych. Głównym celem, któremu służyć ma ewidencja, jest właściwe obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. O znaczeniu tego obowiązku, wykraczającym poza jego techniczną użyteczność, świadczy fakt, że nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem sankcjonowanym karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 KP). Konsekwencją nierzetelnej ewidencji czasu pracy może być również to, że sąd daje wiarę dowodom zaprezentowanym przez pracownika, a także zeznaniom świadków (III APa 7/13 - wyrok SA Szczecin z dnia 24-09-2013).

Warto w tym miejscu podkreślić, że z uwagi na okoliczność, że opis znamion czynu z art. 281 pkt 5 KP jest dosyć nieprecyzyjny, należy przyjąć, iż za wykroczenie uznane będzie jedynie nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub akt osobowych pracownika, a nie nieprawidłowe prowadzenie tych dokumentów (odmiennie R. Celeda, [w:] Zieliński, Komentarz 2000, s. 1143; podobnie M. Nałęcz, [w:] Muszalski, Komentarz 2003, s. 1071). Okoliczność, że dokumentacja nie jest prowadzona może zostać ewentualnie przyjęta w przypadku rażącego bagatelizowania obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W tym miejscu wyjaśnienia wymaga również kwestia przewidzianej w ustawie o transporcie drogowym (w załączniku nr 3 do ustawy lp. 8.3) kary pieniężnej za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy w stosunku do przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe. Wysokość przewidzianej wobec tych podmiotów kary to 1000 zł i jest to kara sztywno określona, bez możliwości jej ewentualnego zmniejszenia.

Innym możliwym skutkiem nieprowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę (lub też jej nieprzedstawienie na żądanie sądu) może być przyjęcie przez sąd za prawdziwe twierdzeń pracownika w zakresie czasu pracy. To pracodawca, w takim zakresie, w jakim zobowiązany jest do ewidencjonowania czasu pracy pracowników, odpowiedzialny jest bowiem za konsekwencje związane z brakiem takiej ewidencji (II PK 271/12 - postanowienie SN - Izba Pracy z dnia 19-02-2013). „Zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia, niewłaściwe prowadzenie czy nie przedłożenie w procesie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika wpływa na rozkład ciężaru dowodu, a ściślej rzecz ujmując na możliwość wykazania przez pracodawcę dowodów przeciwnych twierdzeniom pracownika. Brak ewidencji czasu pracy w godzinach nadliczbowych obciąża pracodawcę. Ciężar dowodu zostaje przerzucony na osobę zaprzeczającą udokumentowanym faktom, z których strona procesowa wywodzi skutki prawne” (VI Pa 150/14 - wyrok SO Poznań z dnia 23-05-2014).

Reasumując, powyższe rozważania stwierdzić należy, iż prowadzenie ewidencji czasu pracy jest podstawowym obowiązkiem ciążącym na pracodawcy, niosącym za sobą w przypadku jej braku odpowiedzialność pracodawcy za wykroczenie. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy powinna stanowić podstawę prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za pracę, a w jej treści powinien znaleźć się nie tylko faktycznie przepracowany i zarejestrowany czas pracy w różnych porach i okresach, ale również inne okresy podlegające rozliczeniu takie jak okresy urlopów i zwolnień od pracy, a także nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Opracowała: Aneta Kałuża-Plaskota, prawnik, transtica.pl
Keep in touch with us

Nie wiesz? Zadzwoń 500 561 861

Udzielimy Ci odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.