Dec 13, 2018

Zmiany w aktach pracowniczych od stycznia 2019


31 grudnia 2018 roku przestanie obowiązywać Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W miejsce powyższego rozporządzenia wejdzie w życie nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wprowadza bardzo istotne zmiany odnośnie m.in. zakresu ewidencji czasu pracy. Od 1 stycznia 2019 roku ma także wejść w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.


Pracodawcy poza aktami osobowymi pracowników będą musieli założyć odrębną dokumentację dotyczącą czasu pracy. W nowym rozporządzeniu ewidencja staje się bardzo rozbudowanym elementem dokumentacji pracowniczej i będzie zawierać nie tylko informację o wykonywanej pracy, dyżurach oraz nieobecnościach pracownika, ale także:
- kopie harmonogramów czasu pracy
- wnioski pracowników
- dokumenty związane z poleceniami służbowymi
- zgody rodziców oraz pracownic w ciąży na wykonywanie pracy w pewnych warunkach czasowych.

Zgodnie z §6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika osobno dokumentację ewidencjonowania czasu pracy w skład których wchodzi:

a) ewidencja czasu pracy obejmująca informację o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy- nowością będzie konieczność podawania przedziałów czasowych, w jakich praca była wykonywana,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia- nowością będzie nie tylko rozkład godzinowych dyżurów, ale również miejsce ich pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

b) wnioski pracownika dotyczące
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

c) dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy
- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

d) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy

Nowe przepisy przewidują, że dokumenty związane z ewidencją czasu pracy trzeba będzie przechowywać przez 10 lat (a nie jak obecnie przez trzy).

Duże zmiany dotyczą też teczek osobowych pracowników. Rozporządzenie przewiduje wyodrębnienie nowej części, która zawierać będzie dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną. Dotychczasowa część C zostanie przeniesiona do części D, a w nowej części C gromadzone będą dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Rozporządzenie zakłada podzielenie akt osobowych na 4 części:

- część A – etap ubiegania się o zatrudnienie,

- część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,

- część C – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,

- część D – etap ustania stosunku pracy.

Dopuszczona została elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Elektroniczna wersja dokumentów pracowniczych będzie w zasadzie odwzorowaniem zgromadzonej dokumentacji z zachowaniem podziału na części A, B, C i D.  Zmiana z postaci papierowej na elektroniczną następuje poprzez: sporządzenie skanu i opatrzenie go:
-  kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy,
- lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy,
- lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Przechowywanie dokumentów czy to w formie papierowej czy elektronicznej musi być pod warunkiem, że każda z tych form nich gwarantuje zachowanie: poufności, integralności, kompletności, dostępności oraz dokumenty będą przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres obowiązku archiwizacji po ustaniu stosunku pracy.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Kolejna zmiany będą dotyczyć okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie wprowadza zasadę, że dokumentacja pracownicza pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku przechowywana jest przez 50 lat, a pracowników zatrudnionych w dacie 1 stycznia 2019 roku lub później przez 10 lat. Istnieje jednak możliwość, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, jednakże ta możliwość dotyczy wyłącznie stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. i wyłącznie po złożeniu raportu informacyjnego ZUS.

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019, a pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów.

Opracowanie Jadwiga Beiersdorf transtica.pl
Keep in touch with us

Nie wiesz? Zadzwoń 500 561 861

Udzielimy Ci odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.